Langsung aja. Hari Sabtu kemaren (tepatnya
tanggal 12 Maret 2022) gue baru aja bikin event berjudul Japan Fiesta Vol 1 Introduction
di Temurasa Foodpark, Ararasa BSD Tangerang Selatan. Event ini digarap pake
bendera LI atau L’Arc-en-Ciel Indonesia. Bareng Erick. LI ngadain acara ini
buat memfasilitasi temen-temen yang kangen Larukuan. Kangen nyanyi bareng,
kangen ngeband, kangen silaturahmi.
Event Japan Fiesta ini dipersiapkan kurang dari sebulan.
Seinget gue 3 minggu. Dari persiapan sampe promosi tuh waktunya emang gak
banyak. Toh emang konsepnya yaudah acara kecil-kecilan. Kebetulan ada si
temurasa ini yang punya tempat buat memfasilitasi. Setelah meeting bareng
mereka dan kasih konsep, mereka bilang yes dan gue udah mulai promosi.
 |
| Poster utama |
Tiga acara utama yang ditawarin yaitu band
performance, lomba karaoke, dan kompetisi cosplay terus di-sounding supaya
banyak yang ikut. Target waktu itu ada 10 band, 20 peserta cosplay, dan 5
booth. Promosi terus gencar diadakan di semua medsos LI maupun di akun pribadi.
Tujuannya jelas yaitu biar orang pada tau. Ini berlangsung sampai hari H. Penonton
dan orang-orang tau hal ini. Yang mereka gak tau adalah cerita di balik
penyelenggaran. Itulah alasan gue menulis ini.
Mundur Dari Calon Sponsor
Kalau bikin event kan perlu ada budget, ya kan.
Sama. Gue juga gitu. Budget buat biaya operasional. Terlebih acara cosplay itu
kan perlu ngasih hadiah buat pemenang. Terus gue coba bikin proposal sponsor
dan coba ajuin ke temen gue yang kebetulan dia kerja di salah satu restoran
Jepang di BSD. Gak deng, cabangnya banyak. Selain ke dia gue juga coba ajukan
ke clothing baju Jepang. Terkenal. Anak Jejepangan pasti tau. Dan satu lagi ke penyedia
jastip. Dari ketiga itu cuma temen gue yang respon. Katanya dia mau ajak ketemu
di tanggal yang disepakati. Ke sanalah gue. Dia jadi penghubung antara gue dan
si calon sponsor.
Pas meeting di tempatnya (berupa rumah) gue
ketemu tiga orang. Temen gue, si pemilik perusahaan, dan satu lagi yang kalau gue
gak salah sih dia orang marketingnya. Dia juga anak Jejepangan sih katanya cuma
lebih ke komunitas cosplay. Saat itu gue gak ditemenin sama Erick karena dia berhalangan hadir. Sesuatu yang
agak disesalkan. Satu lawan tiga.
Pada intinya sebenernya bos si calon
sponsor ini udah tertarik sama apa yang gue tawarin. Cuma mereka masih bingung
mau ambil paket sponsor yang mana dan minta gue jelasin tentang benefit apa aja
dari tiap-tiap paket. Gue jelasin semuanya sebisa gue. Terus diskusi dan dia
nanya seputar event maupun komunitas. Udah sejauh mana progresnya, dll.
Ngobrol sama mereka enak sebenernya. Mereka
tertarik. Cuma ada satu nih yang gak enak. Si mas marketing tadi. Mulutnya
comel. Ngebahas apa yang gak seharusnya dibahas di depan gue. Misalnya nih dia
komen bahwa kenapa anak band harus bayar (system regis) padahal bukan lomba.
Menurut dia gak make sense masa mau perform harus bayar. Terus komen tentang anggaran
yang gue rasa dia cukup penasaran dan curiga kalau gue akan maenin dana. Shit man.
Bentar, gue mau sambat.
Nih yah mas, kalau lo mau ngomongin kayak
gitu silakan tapi pas gak ada gue. Jangan di depan gue. Pake bilang gak make
sense. Ini kan dapur acara gue. Lo sebagai calon sponsor cukup tau benefit apa
aja yang didapet dari menjadi sponsor di acara ini. That’s all. Itu aja. Toh si
temen gue dan bos lo juga gak sampe nyinggung ke situ. Ini namaya etika bisnis.
Bayangin ada event segede Synchronize ngajuin sponsor ke lo, apa lo akan cari
tau tentang hal-hal seputar anggaran sampe lo bilang gak make sense? Cukup di
benefit dan opportunity apa yang ditawarkan dari menjadi sponsor. Gue juga gak
nanyain kan omset restoran lo sebulan berapa, yang paling rame yang mana, gak.
Gue cuma fokus seputar acara. Udah itu doang.
Oke. Sambatnya udah selesai. Lanjut ke
cerita.
Mereka minta diyakinin
tentang izin penyelenggaraan. Sesuatu yang wajar soalnya mereka khawatir acara
gak jadi. Apalagi ini lagi pandemi dan acara keramaian agak susah dibikin. Ini
gak bisa gue jawab karena harusnya ini jadi tanggungjawab si temurasa yang punya tempat. Sampai akhirnya mereka kasih
waktu dua hari buat kami dapetin dan pastiin izin itu.
Gue share ke Erick dan melalui diskusi panjang
kami sepakat untuk jalan terus dan mundur dari sponsor yang kemarin diajuin. Udah
terlanjur sakit hati. Lagipula izin yang mereka minta sampai acara selesai tuh
gak pernah dibikin. Gue dan Erick ngerasa malah nantinya jadi tertekan apabila
acara yang gue bikin gak sesuai ekspektasi mereka sehingga investasi mereka
sebagai sponsor jadi gak berguna buat mereka. Gue juga mikirin posisi temen gue yang udah
ngajuin jadinya gue gak enak kalau dia sampai kenapa-napa karena event ini. Makanya gue mundur dengan alasan izinnya belum bisa dibuatin. Yah emang pada akhirnya acara tetep jalan tanpa ada izin dari manapun.
Desperate Soal Cosplay
Gue dan Erick pernah berada di posisi yang
sangat desperate buat nyari peserta lomba cosplay. Gak banyak padahal. Cuma 20
peserta aja. Alasannya supaya chance menangnya lebih gede dan menghindari keramaian
juga. Inget gak event di MOI kemaren yang sampe viral. Nah kami menghindari
itu. Udah gue bilang di awal kalau ini acara kecil-kecilan. Bukan J-Fest gede
yang dikelola EO. Kami tuh cuma komunitas yang ingin ngadain event silaturahmi
aja.
Kekhawatiran gue terhadap cosplayer dikarenakan sampai hari tertentu yang daftar baru sedikit. Sementara waktu terus berlalu. Gue dan Erick sampe mikir ap akita sewa cosplayer aja yah. Soalnya di proposal acara yang dikasih ke pihak venue tuh gue mencantumkan ada cosplay-nya. Kalau sampai gak ada, gak enak dong. Udah janjiin sesuatu yang ternyata gak ada. Bahkan nih ya, tadinya sempet mau keluarin duit buat sewa cosplayer supaya mereka ada di acara. Saking desperate-nya.
Mas Mas Slow Respon
Ini nyebelin sih. Orang venue yang kontakan
sama LI tuh slow respon pake banget. Parah. Bisa 2 hari kemudian baru dibales. Untungnya
yang kontakan sama dia si Erick jadi yang lebih ngerasain sebelnya sih dia.
Gimana gak sebel. Kan kami tuh perlu informasi dari apa yang ditanyakan bukan
hanya dari kami. Misal dari yang punya booth. Kayak nanya berapa ukuran meja. Gimana
tentang surat loading. Cosplayer nanya ruang ganti. Semua itu sesuatu yang gue
gak bisa pastiin karena harus perlu konfirmasi lanjutan. Jawaban dari
konfirmasi itu cuma bisa didapet dari si mas-mas itu. Parah sih. Walaupun pas
ngobrol secara langsung sih enak-enak aja. Masih anak muda. Tapi kalau chatan
itu susah banget. Padahal nomor yang dia pake nomor bisnis. Gue sampe bilang ke
Erick, kalau misalnya mereka minta kita ngadain lagi kita minta PIC nya jangan dia
tapi yang lain. Supaya enak tektokannya.
Kenyataan di Lapangan
Ternyata acara berjalan lancar, ramai, dan
meriah. Gila men gak nyangka serame itu. Mas-mas slow respon dan atasannya (orang gedung) bilang kalau mereka gak berekspektasi bakal serame ini. Mas-mas slow respon
bahkan bilang kalau rame kayak gini tuh terakhir kali terjadi pas opening. Buset
udah lama banget kan. Artinya event kemaren berhasil naekin traffic dengan
jumlah yang drastis. Bahkan si mas-mas slow respon juga sempet nanya ke tenant-tenant
dan ternyata omsetnya memang ada peningkatan. Yah gak semua. Ada juga yang gak
kebagian alias biasa aja.
 |
| Sudut keramaian |
Cosplayer yang awalnya bikin gue khawatir ternyata justru kebalikannya. Peserta emang dibatasin jadi 20 peserta. Udah cukup untuk memenuhi apa yang gue tulis di proposal bahwa akan ada cosplay. Ternyata, yang datang jauh lebih banyak. Gue memperkirakan ada sekitar 70-80 cosplayer. Mereka gak ikut lomba tapi memeriahkan acara dengan ikutan bercosplay. Lucu-lucu, mantep-mantep, keren-keren. Sayang banget ada yang gak ikut lomba karena dia telat tau. Kehadiran cosplayer itu bikin meriah acara. Sejak saat itu gue dan Erick bertekad adain cosplay di tiap LI bikin acara. Cosplayer juga anaknya asik-asik.
Dari divisi musik juga sama meriahnya. Ini
dikarenakan pilihan list lagu yang emang sengaja dibikin gak harus Laruku. Lagu
yang boleh dibawain adalah lagu-lagu anime, Jpop, Jrock, atau lagu idol. Dengan
pilihan yang lebih luas maka pemilihan lagu menjadi lebih variatif. Dan bener
aja. Pas list lagu disetorin gue liat perbandingan antara lagu Laruku dengan
lagu non Laruku cukup sebanding. Gue punya kebiasaan yang gue lakukan setiap
bikin event musik yaitu dengan cara posting lagu-lagu yang akan dibawakan.
Dibikin alphabetis dan tanpa mencantumkan siapa yang akan membawakannya. Gue rasa
gak ada event lain yang melakukan ini. Ternyata cara ini cukup berhasil. Lagu-lagu
yang di-share jadi pertimbangan buat calon penonton untuk datang ke sebuah
acara. Keberhasilan ini bisa keliatan pas tiba-tiba sekelompok penonton
ngeluarin light stick nya. Mereka tahu bahwa bakal ada band yang bawain lagu Heavy
Rotation.
 |
| List lagu yang disebar di medsos dan broadcast |
Kemeriahan gak berhenti di situ. Beberapa
lagu yang dibawain bikin pecah suasana. Kayak lagu Pegasus Fantasy, Heavy Rotation, Gurunge, dan
The Beginning sukses bikin fans nyanyi dan teriak bareng. Pas ada yang bawain
lagu tertentu gue liat dari kepala gue sendiri kalau ada orang yang langsung
mendekat ke panggung buat larut dalam suasana. Sedangkan di sektor Larukuan juga
kurang lebih mirip. Fans Laruku ikut nyanyi bareng di lagu-lagu galau kayak
Time Goes On, Bye-Bye, maupun Twinkle-Twinkle.
Saking menikmatinya, hampir terjadi kerusuhan
antar penonton. Ini terjadi pas band Dua naek. Gue sengaja naruh Dua sebagai pengisi
terakhir supaya klimaks. Soalnya list nya pasti bakal meledak. Dan ternyata
bener. Pas bawain lagu The Beginning udah mulai mau rusuh. Ada sekelompok anak
muda yang jogetnya udah mulai senggol-senggol. Gue sadar itu dan mulai
mengantisipasi. Di satu momen malah emang ada 2-3 penonton yang sengaja joget
hardcore. Itu lho joget random sambal sesekali ‘nyenggol’ penonton lain. Resek kan.
Gue langsung ke tengah dan melerai serta teriak-teriak buat jangan ada kontak
ke penonton lain. Di moment itu gue udah siap buat ngajak gelut siapapun yang
bakal bikin rusuh. Ternyata gak. Cuma adrenalin sekilas yang berhasil
dibendung. Muka gue nyeremin kali ya buat mereka makanya mereka nurut. Atau ya
karena areanya yang gak luas jadi gampang buat narik si provokatornya. Dan mereka
takut dijadikan tertuduh.
Ada beberapa kejadian lain juga yang bisa gue
share. Terkait cosplay.
Pertama, ada cosplayer ngehe. Orangnya
cukup besar. Dia ngeyel pengen ikut lomba cosplay padahal udah ditutup sejak
H-3. Dia maksa dan beralasan kalau dia gak tau infonya. Dia telat infonya. Lah
bukan salah gue dong. Dia ngeyel aja pengen ikut. Gue udah jelasin berulangkali
terus aja jawaban dia muter-muter. Gue bilang kok kalau mau cosplay silakan
tapi kalau ikut lomba gak boleh. Gak tau gimana awalnya terus dia masuk ruang
ganti cowok.
Man, asal kalian tau. Ruang ganti cosplay
yang dia masukin itu gak ada pintu masuk yang proper. Jadi itu tuh bentuknya
ruangan yang dipasangin gipsum dan hebel tipis buat nutup area pas lagi ngebangun
ruangan. Cuma ada celah kecil buat orang masuk dengan cara menyamping. Pas
badan banget. Ada cosplayer yang udah ganti kostum dan gak bisa keluar karena
sempit. Ruang ganti cowok sebenernya ada 2. Satu lagi di tenant kosong yang
lebih luas. Pintunya luas meski cuma ditutup kain hitam.
Nah si cosplayer rese ini kan badannya gede.
Dia maksa dong masuk situ. terus gak tau sejak kapn tau-tau gypsum itu udah
hampir rubuh. Untung ketahan sama box gede LI. Gue curiga ini perbuatan cosplayer rese itu. Si Yuuki dan Randy
yang standby deket situ yang ngasih tau ke gue. Gue lapor orang temurasa dan
dia ambil tindakan cepat dan tepat; ngebongkar bagian yang rusak itu sehingga akses
masuk jadi lebih lega. Bisa dibilang jadi gak ada pintunya.
Usut punya usut ternyata orang itu emang
aneh sejak dulu. Dari 2015 katanya. Dan jadi perbincangan di kalangan
cosplayer. Orang yang cukup patut diwaspadai. Apalagi pas dia berdiam diri lama
di dalam ruang ganti. Ngeri klepto karena gak ada yang jaga. Ada sih temennya
cosplayer yang standby di situ. Erick ngasih tau ke dia untuk hati-hati dan
anak cosplayer udah ngeh dan paham karena udah tau sosok itu. Gila sih men.
Ngeri aja orang kayak gitu.
Kejadian kedua. Ini agak horror tapi kocak.
Jadi kan acara ini dibikin indoor, di tengah
PPKM level 2. Udah longgar. Pas siangan ada orang pakai seragam security luar.
Itu lho yang pake rompi warna ijo terang. Dia ada di dalam dan keliatan lagi
ngobrol sama sekelompok orang. Gue udah mulai panik. Gak cuma gue tapi juga
Erick, mas-mas slow respon, dan mbak-mbak dari pihak gedung. Kepanikan itu muncul
karena kami mengira dia itu petugas satgas yang lagi patroli. Anjai digrebek
satgas covid. Mati deh gue. Acara kelar, banyak yang kecewa, kami dihujat, mungkin
ditahan, buset. Banyak kemungkinan.
Ternyata.. si satpam itu…
Cosplayer.
Bangsat. Ketipu gue.
Sialan. Kaget guys ternyata dia cosplayer
dan emang sering datang ke event sambil cosplay security. Nyebelin ya dia.
Bikin panik. Terus yang lebih bikin meyakinkan adalah ketika dia ngobrol sama
security gedung. Kayak lagi koordinasi sesama anggota satuan keamanan. Kocak njir.
***
Epilogue
Dari event kemarin gue ambil sebuah
kesimpulan bahwa kami menang. Entah siapa atau apa yang jadi lawannya, tapi gue
merasa kami menang. Mutlak. Traffic naek banget, semua pihak seneng. Cosplayer,
pengunjung, panitia, anak band, yang sewa booth, tenant, semua ngerasa happy. Sesuai
dengan tujuan yang dibikin yaitu buat ajang happy dan silaturahmi.
Mas slow respon juga bilang kalau bosnya
seneng dengan acara ini. Sampe dia ngajakin lagi buat bikin di bulan depan.
Buset, puasa bos. Selow lah pelan-pelan. Ide gue buat namain Japan Fiesta Vol 1
adalah agar ke depannya bisa dibikin dengan nama yang sama tapi tema yang bisa berganti. Bisa lebih segmentif dan spesifik. Vol 2, 3, 4, dan
seterusnya. Sama kayak GJUI yang bisa konsisten tiap tahun. Japan Fiesta juga
diproyeksikan agar bisa berlanjut, di venue yang mungkin berbeda. Bisa jadi
malah di kota berbeda. Doin aja.
Oh iya di kesempatan ini gue juga mau bilang makasih buat temen-temen yang udah support. Tim utama Erick, Yuuki, Dian, Randy, dan Hendra. Makasih atas support dan bantuannya. Juga temen-temen yang udah datang. Oh, Awi yang kasih donasi dan datang ke venue. Sayang banget banyak yang gak datang ke acara padahal agak jarang bikin event di Tangerang. Tadinya gue pikir dengan bikin di Tangerang bisa ngundang temen-temen dari Tangerang, terutama dari Cielers Tangerang buat dateng.
Oia, makasih juga buat temen-temen yang setia sama LI dan jauh-jauh datang ke acara, itu juga bikin salut sih. Terharu. Semoga next event kita bisa lebih banyak berkumpul ya biar silaturahmi tetap terjaga dan Cielers tetap kompak. Gak lupa makasih buat para pengunjung dan fans Jejepangan secara umum.
Satu hal yang pasti. Dengan suksesnya acara kemarin gue jadi lebih semangat buat bikin event lanjutan. Video dokumentasi bakal tayang di akun YouTube LI. Cari aja cielers_id. jangan lupa subscribe.
Thank you udah baca.
Tangerang, 14 Maret 2022
